CabinetZen

Politique de confidentialité – CabinetZen

Dernière mise à jour : 5 octobre 2026

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs de la plateforme CabinetZen, accessible à l’adresse https://www.cabinetzen.fr, sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées et protégées.

CabinetZen traite ces données dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et de la législation française applicable.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées dans le cadre de l’utilisation du site et de la plateforme est Horizon Libre, EURL, éditrice du service CabinetZen (voir les mentions légales).

Contact pour toute question relative aux données personnelles : rgpd@cabinetzen.fr.

2. Champ d’application

Cette politique concerne les visiteurs du site, les utilisateurs disposant d’un compte sur la plateforme et les personnes utilisant les services proposés via la plateforme.

Lorsque les utilisateurs enregistrent dans la plateforme des données relatives à leurs propres clients ou patients, ils agissent en qualité de responsables de traitement et CabinetZen agit en qualité de sous-traitant technique.

3. Données personnelles collectées

3.1 Données d’identification

Lors de la création d’un compte : nom, prénom, adresse e-mail, informations professionnelles et mot de passe (sous forme chiffrée). Ces données sont nécessaires à la création et à la gestion du compte.

3.2 Données liées à l’utilisation du service

Adresse IP, informations relatives au navigateur, type d’appareil, journaux de connexion et informations liées à la sécurité, utilisés pour assurer la sécurité du service, prévenir les accès non autorisés et diagnostiquer les incidents techniques.

3.3 Données enregistrées par les utilisateurs dans la plateforme

Les utilisateurs peuvent enregistrer des informations relatives à leurs propres clients ou patients (identité, coordonnées, informations administratives, rendez-vous, notes de suivi). L’utilisateur agit alors en qualité de responsable de traitement ; CabinetZen ne détermine ni les finalités ni les moyens de ces traitements.

4. Données issues de votre compte Google (Google Agenda)

La synchronisation avec Google Agenda est facultative. Elle n’est activée que si vous choisissez de connecter votre compte Google depuis Paramètres → Disponibilités et d’autoriser CabinetZen sur l’écran de consentement de Google.

Accès demandés et finalités

  • Identité (e-mail et profil) : vous identifier lors de la connexion avec Google.
  • Gestion des événements (calendar.events) : créer, modifier et supprimer, dans l’agenda que vous avez choisi, les événements correspondant à vos rendez-vous CabinetZen (avec un lien Google Meet pour les séances en visio, si vous le demandez) ; lire les horaires des événements de cet agenda afin de ne pas proposer de créneaux déjà occupés et de signaler les chevauchements.
  • Liste des agendas (calendar.calendarlist.readonly) : vous présenter la liste des agendas dans lesquels vous pouvez écrire, pour que vous choisissiez l’agenda cible.

Ce que nous faisons, et ne faisons pas, de ces données

  • Les événements envoyés vers Google ne portent par défaut qu’un intitulé générique (par exemple « RDV n° 123 ») : le nom de votre patient n’est transmis que si vous désactivez l’option d’anonymisation dans vos paramètres.
  • Pour les événements de votre agenda qui n’ont pas été créés par CabinetZen, nous n’exploitons que les horaires de début et de fin. Leur titre, leur description et leurs participants ne sont ni utilisés ni conservés.
  • Nous conservons uniquement ce qui est nécessaire à la synchronisation : les jetons d’accès, l’identifiant technique des événements créés par CabinetZen, ainsi que l’identifiant et le nom de l’agenda que vous avez choisi. Les horaires de début et de fin lus dans votre agenda sont gardés au plus 5 minutes dans une mémoire temporaire du service (pour éviter de solliciter Google à chaque affichage de créneaux), puis effacés.
  • Ces données ne sont ni vendues, ni cédées, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ni transmises à des tiers, sauf obligation légale.

Conformité à la politique de Google

L’utilisation et le transfert vers toute autre application des informations reçues des API Google respecteront la politique relative aux données utilisateur des services d’API Google, y compris ses exigences d’utilisation limitée (Limited Use).

Révoquer l’accès

Vous pouvez retirer l’accès de CabinetZen à tout moment depuis la page myaccount.google.com/permissions. Vous pouvez aussi demander la suppression des jetons et des identifiants de synchronisation conservés en écrivant à rgpd@cabinetzen.fr. Les événements déjà créés dans votre agenda Google restent votre propriété et peuvent être supprimés depuis Google Agenda.

5. Finalités du traitement

  • création et gestion des comptes utilisateurs ;
  • gestion des abonnements ;
  • fourniture et fonctionnement de la plateforme ;
  • sécurité du service ;
  • assistance et support technique ;
  • amélioration des fonctionnalités de la plateforme ;
  • respect des obligations légales.

6. Bases légales

  • Exécution du contrat : création du compte, accès à la plateforme, gestion de l’abonnement.
  • Consentement : connexion facultative à un agenda externe (Google Agenda), que vous pouvez retirer à tout moment.
  • Intérêt légitime : sécurité du service, prévention des fraudes, amélioration de la plateforme.
  • Obligations légales : obligations comptables et réglementaires.

7. Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être accessibles aux personnes habilitées au sein de CabinetZen et aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service (hébergement, paiement, services techniques d’exploitation). Ces prestataires sont sélectionnés pour leurs garanties en matière de sécurité et de protection des données.

8. Hébergement des données

Les données sont hébergées auprès de prestataires techniques respectant les exigences réglementaires applicables. Lorsque des données de santé sont susceptibles d’être traitées, l’hébergement est assuré par un prestataire disposant d’une certification Hébergeur de Données de Santé (HDS), conformément à la réglementation française.

9. Paiements

Les paiements liés aux abonnements ou aux transactions réalisées via la plateforme sont traités par des prestataires de paiement externes. CabinetZen ne stocke pas les informations de carte bancaire, qui sont traitées directement par les prestataires concernés conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

10. Intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités s’appuient sur des technologies d’intelligence artificielle pour assister l’utilisateur dans l’analyse de contenus ou la génération de suggestions. Elles ne constituent ni un conseil médical, thérapeutique, juridique ou professionnel, ni une prise de décision automatisée.

Lorsque ces fonctionnalités font appel à des services externes, CabinetZen met en œuvre des mécanismes techniques visant à limiter la transmission de données personnelles, notamment en supprimant ou réduisant les éléments identifiants lorsque cela est possible.

11. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la fourniture du service et au respect des obligations légales. Les données liées au compte sont conservées pendant la durée d’existence du compte ; certaines données peuvent être conservées plus longtemps pour respecter des obligations légales ou comptables.

12. Sécurité des données

CabinetZen met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, perte ou divulgation : contrôle des accès, sécurisation des communications, journalisation des accès et protection des infrastructures techniques.

13. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition et de limitation du traitement de vos données. Vous pouvez les exercer à tout moment à l’adresse rgpd@cabinetzen.fr.

14. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr.

15. Modification de la politique

CabinetZen se réserve le droit de modifier la présente politique pour tenir compte de l’évolution du service ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée sur le site.